Nowe rozwiązania technologiczne mogą czasami znacząco ułatwić życie przedsiębiorcom i ich klientom. Właściciele polskich firm w teorii zdają sobie sprawę z korzyści, jakie niesie za sobą przejście na fakturowanie online, jednak w praktyce tylko niewielki odsetek firm korzysta z tego udogodnienia. Jak pokazuje przeprowadzona ostatnio ankieta, w polskich realiach e-faktury to jedynie 10% wszystkich generowanych rachunków, z czego wiele jest dodatkowo drukowanych, chociaż nie ma już takiego obowiązku prawnego.
Dlaczego polscy przedsiębiorcy tak kurczowo trzymają się starych metod, skoro fakturowanie elektroniczne niesie za sobą tak wiele korzyści? Może to wynikać z siły przyzwyczajenia, niechęci do wdrażania nowych rozwiązań lub obawy przed trudnościami związanymi z nową technologią. Wydaje się, że problem leży jednak przede wszystkim w niewiedzy. Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, że możliwe jest wystawianie dokumentów takich jak paragon, rachunek czy faktura online za darmo, korzystając z jednej z wielu dostępnych w tym momencie na rynku platform. Ich główną zaletą jest elastyczność – wersje testowe z ograniczoną miesięcznie liczbą dokumentów są całkowicie bezpłatne, dlatego bez ponoszenia żadnych kosztów można sprawdzić, czy dana platforma oferuje firmie odpowiednie funkcjonalności.
Naprawdę warto to zrobić, tym bardziej że polskie prawo stawia obecnie faktury elektroniczne na równi z wersją papierową. Nie jest już wymagana pisemna zgoda klienta na korzystanie z e-faktur, które wystarczy wysłać odbiorcy drogą mailową po ustnym uzgodnieniu takiej formy. Znacznie zmniejsza to koszty administracyjne firmy i wprowadza porządek w rachunkowości, ponieważ wszystkie płatności i rachunki znajdują się w jednym systemie. Daje to także przedstawicielom handlowym firmy znaczną swobodę działania, ponieważ większość platform do fakturowania ma wersje mobilne i można z nich korzystać przy użyciu telefonu komórkowego lub smartfona.
Oprócz generowania i wysyłania faktur, przedsiębiorcy i pracownicy mogą także korzystać ze zintegrowanej z systemem bazy danych klientów, zleceń i stanów magazynowych. Znacząco usprawnia to zarządzanie firmą i przyspiesza czas realizacji zleceń, a co za tym idzie zwiększa satysfakcję klientów. Dlatego programy do fakturowania powinny być postrzegane nie tylko jako ułatwienie dla rachunkowości, ale także jako nowoczesne narzędzie przyspieszające rozwój firmy i wprowadzające ją w XXI wiek.
