Projekty-biznesowe-w-terminie/">Projekty biznesowe – Organizacja pracy jest podstawowym czynnikiem sprawczym każdego działania, jakiego się podejmujemy – czy to w życiu zawodowym, czy to prywatnym. Nawet najprostsza czynność, taka jak zrobienie jajecznicy, wymaga zaplanowania kolejności poszczególnych czynności oraz przygotowania materiałów i narzędzi, a także zaplanowania działania w czasie. Nie inaczej jest z projektami biznesowymi, których podejmujemy się dla zysku.

Projekty biznesowe

Organizacja pracy – klucz do sukcesu

Wiele osób przekłada w czasie czynności niezbędne do wykonania projektu, a faktycznie zabiera się do jego zrobienia, gdy zbliża się deadline. Niestety, taka organizacja nie ma żadnych zalet – drastycznie kurczy nam się czas, by oddać projekt w terminie, a w pośpiechu nie jesteśmy w stanie wykonać zlecenia skrupulatnie i z dbałością o detale. W rezultacie klient, czy też partner biznesowy, z pewnością nie będzie zadowolony z efektów pracy i będzie ona wymagała poprawek. Gdy zatem bierzemy się do zrobienia jakiegoś projektu, poświęćmy kilka minut z długopisem nad kartką i rozplanujmy poszczególne czynności – rozłóżmy je w czasie. Dajmy sobie też czas na kończenie projektu – nie na chwilę przed deadline’m. Dzięki temu będziemy mieć dzień lub dwa dni zapasu, aby wprowadzić drobne korekty lub skonsultować swój projekt z kimś innym.

Etapy projektu

Zarządzanie projektami wymaga dobrej strategii i znajomości własnej branży. Zanim rozpoczniemy działanie, wypiszmy wszystkie czynności, jakie trzeba zrobić w trakcie projektu – ustalenie terminu zebrania, przeprowadzenie zebrania, burza mózgów, rozdzielenie zadań, analiza rynku, wysłanie zapytań ofertowych, a wcześniej sporządzenie listy firm, do których owe zapytania należy wysłać – i tak dalej. Wykonanie listy czynności według diagramu Gantt’a pozwoli umieścić poszczególne czynności w kalendarzu i określić, jak długo mogą one potrwać. Rozkładając poszczególne zadania w czasie, należy dać sobie nieco „zapasu”, a także uwzględnić możliwe nieprzewidziane trudności, które będą wymagały dodatkowego nakładu czasu i pracy. Najlepiej, aby czynności zostały rozłożone w czasie tak, aby pozostał jeszcze czas na kończenie projektu – dzień, dwa lub tydzień, w zależności od jego czasochłonności i wielkości. Mając w reku gotowy schemat postępowania i rozdzielone pomiędzy realizatorów projektu zadania, można przystąpić do pracy – niespiesznie, analizując wszelkie dostępne źródła. Do tego schematu tak czy owak będziemy wprowadzać poprawki, gdy okaże się, że nie możemy zacząć kolejnego etapu, jeśli nie jesteśmy do niego przygotowani. Dlatego zapas czasu to absolutna konieczność przy organizacji pracy własnej lub swojego zespołu.

Nawet najlepsi organizatorzy miewają wpadki, zdarza im się niedotrzymywanie terminów. Stąd też planowanie i zapas czasu pozwoli odpowiednio i bez nerwów zareagować na przykład w sytuacji, gdy stracimy wszystkie dane na skutek awarii komputera, lub nawet im zapobiec – wykonując zapasowe kopie. Takim sposobem organizując sobie pracę i codzienne obowiązki zawsze będziemy oddawali projekty-biznesowe-w-terminie/">projekty biznesowe w terminie.

Artykuł powstał we współpracy z Leadership Center