Wielu właścicieli dużych firm, ale takie i małych przedsiębiorstw czy nawet działalności jednoosobowych liczy się z kosztami przekazywanymi na utrzymanie swojej siedziby. Na koszty z tym związane nie składa się tylko koszt wynajęcia lokalu, to również zatrudnienie pracowników, zakup materiałów eksploatacyjnych oraz ewentualne remonty, w zależności od tego czy własność lokalu do tego obliguje.

Sprawdź, czym jest wirtualne biuro i jak może pomóc Twojej firmie

Prowadząc działalność biznesową, duża ilość przedsiębiorców stara się ograniczać wydatki. Nie mniej jednak nadal są dla nich istotne zarówno wizerunek jak i profesjonalizm. Licząc się z kosztami, niekiedy podejmuje decyzję o redukcji zatrudnionych osób, w skrajnych przypadkach dochodzi również do podjęcia decyzji o likwidacji biura, z uwagi na duży koszt utrzymania. W takich sytuacjach może się sprawdzić idea zapoczątkowana w Stanach Zjednoczonych. Zauważono, bowiem, że wielu przedsiębiorców pracujących w oparciu o Internet, nie potrzebuje posiadania oficjalnego lokalu do prowadzenia swojej działalności.

Wielu z nich prowadziło swoją firmę np. z domu, a oficjalne spotkania z kontrahentami przeprowadzano w kawiarniach lub restauracjach. Chcąc połączyć możliwości zaoszczędzenia pieniędzy oraz zachowania przy tym odpowiedniego wizerunku, zaczęto powoływać tzw. wirtualne biura. Idea biura wirtualnego jest dość prosta w swoim działaniu, opiera się na zawartej umowie między reprezentowaniem biura a przedsiębiorcą, w zakresie tej umowy wykonywane są czynności, na które obustronnie wyrażana jest zgoda. Czynności te mogą dotyczyć jedynie odbioru poczty, a następnie przekazywanie drogą elektroniczną potwierdzenia odbioru, mogą także opierać się nie tylko o odbiór, ale również skanowanie poczty i przesyłanie do przedsiębiorcy pełnej treści korespondencji, aby nie było konieczne pojawienie się osobiście w siedzibie biura.

Rozwiązania zaproponowane przez przedstawiciela wirtualnego biura są różnorodne i tak naprawdę w wielu sytuacjach polegają na negocjacji w trakcie zawarcia umowy. Warto również zadbać wtedy o odpowiednie zapisy mówiące o konsekwencjach nieterminowego realizowania zadań. Może to być pomocne zwłaszcza w temacie odbioru poczty i przekazywania potwierdzenia odbioru lub przesyłania treści, jest to szczególnie istotne w odniesieniu do pism, w których termin odpowiedzi jest krótki np. pisma urzędowe. Podejmując współpracę z wirtualnym biurem niezwykle istotne jest to, aby osoby reprezentujące je na miejscu spełniały wymaganie zarówno pod względem terminowości jak i ogólnego dresscode’u. Podejmując decyzję o skorzystaniu z takich rozwiązań warto również odwiedzić wcześniej siedzibę naszego przyszłego biura, bowiem może to pomóc w spełnieniu kryteriów wizerunkowych.

Bardzo często wirtualne biura są zlokalizowane w budynkach ukierunkowanych na przestrzeń biurową, posiadają zaplecze zarówno w postać przestrzeni biurowej jak również i sal konferencyjnych. Podpisując umowę na prowadzenie wirtualnego biura w takim miejscu, można również dodać klauzulę o możliwości wynajęcia jednej z tych przestrzeni na czas prowadzenia spotkania lub rozmowy biznesowej. Jest to dodatkowa wartość, aby uniknąć organizacji ważnych spotkań biznesowych w lokalu gastronomicznym.

Więcej informacji Więcej informacji znajdziesz na stronie https://www.wirtualne-biuro-jerozolimskie.pl/ – usługa wirtualnego biura.