Operacje prowadzone przy wykorzystaniu większych ilości gotówki wiążą się z koniecznością jej odpowiedniego zabezpieczenia oraz prowadzenia złożonych i kosztownych działań logistycznych. Sposobem na obniżenie wydatków na usługi CIT (Cash In Transit) oraz usprawnienie rozliczeń i obiegu gotówki wewnątrz firmy jest korzystanie z kas depozytowych. Sprawdzą się one nie tylko w wielkich sieciach generujących duże obroty, ale i w mniejszych firmach.
Spis Treści
Do czego służy kasa depozytowa?
„Bezpieczne przechowywanie gotówki często stanowi duży problem, zwłaszcza dla firm, które przeprowadzają wiele transakcji i gromadzą znaczną ilość pieniędzy. Odpowiednia ochrona pozyskiwanych banknotów często stanowi poważny kłopot, ponieważ zdanie gotówki przez kasjera wiąże się zwykle z koniecznością dokonania rozliczenia, a także zapewnienia właściwego konwoju dla przenoszonych sum. W przypadkach, gdy natychmiastowe przeliczenie pieniędzy pozostających w dyspozycji kasjera czy innej osoby przyjmującej gotówkę nie jest bezwzględnym priorytetem, a księgowanie czy wprowadzanie danych do systemu informatycznego może odbyć się później, najlepszym sposobem będzie skorzystanie z kasy depozytowej” – wyjaśnia fachowiec z firmy SZB, która jest specjalistą w branży zabezpieczeń bankowych.
Kasa depozytowa to urządzenie przeznaczone do przechowywania pieniędzy lub innych wartościowych przedmiotów i dokumentów. Składa się ono z dwóch części – wrzutni, która służy do deponowania środków czy papierów oraz właściwego sejfu z otwieranymi drzwiami zabezpieczonymi w sposób wymagany przez charakterystykę klasy, do jakiej ma być zaliczony. Wielkim plusem korzystania z sejfów depozytowych jest to, że aby móc w nich przechować gotówkę nie trzeba otwierać drzwi. Osoba deponująca nie musi znać kodu ani mieć klucza, co korzystnie wpływa na bezpieczeństwo całego procesu.
Środki przeznaczone do przechowania w kasie depozytowej mogą być odebrane w dogodnym dla danej instytucji terminie i w wybrany przez nią sposób. Takie rozwiązanie może pozwolić na obniżenie kosztów obsługi, zwłaszcza przez ograniczenie liczby angażujących wiele środków konwojów.
Kasy depozytowe mogą być oferowane w różnych wariantach, zarówno ze względu na stopień zapewnianej ochrony i pojemność, jak i mechanizm działania oraz sposób montażu. Producenci urządzeń tego typu proponują sejfy z różnymi sposobami wkładania depozytu. W przypadku mniejszych sejfów popularne są tzw. szczeliny albo szuflady wrzutowe. Większe są wyposażane we wrzutnię uchylną lub mechanizm bębnowy, który obraca się za pociągnięciem odpowiedniej dźwigni albo automatycznie po przyciśnięciu guzika czy wydaniu dyspozycji za pośrednictwem klawiatury. Najczęściej można spotkać wrzutnie depozytowe wolnostojące, stanowiące często wyposażenie stanowisk kasjerskich czy punktów zdawania gotówki, a także przeznaczone do wmurowania w ścianę. Maszyny tego typu są również wytwarzane w wersjach z rękawami, które mogą być zainstalowane wewnątrz pomieszczenia, podczas gdy wrzutnia jest umieszczana na zewnątrz budynku.
Jak wygląda użytkowanie kas depozytowych i gdzie się z nich korzysta?
Kasy depozytowe są bardzo powszechnie wykorzystywane przez banki jako tzw. wrzutnie nocne. Pozwalają one na zdeponowanie gotówki poza godzinami pracy oddziału. Jest to bardzo wygodne dla wszystkich firm, które dysponują gotówką z wielu punktów usługowych czy sklepów, jednak jej ilość czy geograficzne rozmieszczenie poszczególnych placówek nie uzasadnia wysyłania konwojów do każdego z nich.
W przypadku banków oferujących klientom możliwość korzystania z wrzutni nocnych odbierane wartości są liczone, a następnie księgowane na wskazanym koncie. Gotówka jest przed wrzuceniem do sejfu depozytowego umieszczana w specjalnym pakiecie, który ulega zniszczeniu przy próbie otwarcia, stanowi więc jasny dowód tego, czy ktoś niepowołany manipulował przy przesyłce.
Korzystanie z kas depozytowych może być użyteczne również w przypadku poszczególnych firm. W ten sposób można zbierać wpłaty gromadzone przez osoby odbierające gotówkę pozyskaną od klientów, np. wszelkiego typu dostawców, kurierów czy przedstawicieli handlowych. Sejf depozytowy to również szybka i bezpieczna metoda rozliczania kasjerów, a także sposób na unikniecie przechowywania większych sum w zdecydowanie gorzej zabezpieczonych kasach sklepowych.
