Większość ludzi gdy zakłada własną firmę nie myśli o zatrudnianiu pracowników. Początkujący przedsiębiorca skupia się na samozatrudnieniu, czyli prowadzeniu jednoosobowej firmy. Gdy jednak firma zaczyna się rozwijać i przynosić zyski, to wiele osób zaczyna zastanawiać się nad zatrudnieniem pracownika, który mógłby wyręczyć właściciela firmy od wykonywania niektórych obowiązków. Na pewnym etapie prowadzenia działalności po prostu nie da się samemu wszystkiego zrobić. Jakie formalności przy zatrudnianiu pracownika należy załatwić? Co można zrobić samemu, a do czego przydatny będzie prawnik?
Spis Treści
O czym należy pamiętać, zatrudniając pracownika?
Przedsiębiorca przede wszystkim powinien wiedzieć, jakie są jego obowiązki w stosunku do zatrudnionego. Warto skupić się na napisaniu umowy, która będzie określała wszystkie obowiązki i zadania pracownika. Ponieważ umowa reguluje całość relacji pracodawcy z pracownikiem powinien napisać ją prawnik, najlepiej specjalizujący się w prawie pracy. Dzięki temu nie zostaną pominięte żadne niezbędne jej elementy ani klauzule. Z pomocy prawnej mogą i powinny korzystać także firmy niezatrudniające prawników. Warto wykupić usługi konsultacji, na przykład w abonamencie, w zamian otrzymując stosowne zabezpieczenie pod względem prawnym.
Następnie, maksymalnie do 7 dni od zawarcia umowy trzeba poinformować nowo zatrudnionego pracownika o:
- wymiarze godzin, jakie musi poświęcić na pracę w ciągu dnia i w ciągu tygodnia,
- o której godzinie rozpoczyna i kończy pracę,
- o której godzinie ma przerwę śniadaniową,
- kiedy i jak często otrzymuje wynagrodzenie,
- ile należy mu się urlopu wypoczynkowego,
- jak długo będzie musiał pracować po wypowiedzeniu umowy o pracę,
- jakie są warunki BHP na stanowisku i jaki jest regulamin pracy w firmie.
Szkolenie BHP w czasie pracy i na koszt pracodawcy
Przedsiębiorca musi pamiętać o obowiązkowym przeszkoleniu swojego pracownika z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy na zajmowanym stanowisku. Szkolenie trzeba zorganizować w godzinach pracy i musi być powtarzane co 5 lat. W przypadku osób zatrudnionych na stanowiskach robotniczych kurs BHP należy organizować co 3 lata. Kursu nie musi przechodzić pracownik, który podpisuje kolejną umowę na tym samym stanowisku, a poprzednie szkolenie jest jeszcze ważne. Szkolenie BHP jest organizowane na koszt pracodawcy.
Formalności przy zatrudnianiu pracownika – ZUS
W czasie do 7 dni od podpisania umowy z nowozatrudnionym, przedsiębiorca jest zobowiązany do zgłoszenia tego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Informację należy przekazać na specjalnym druku ZUS ZUA. Wszystkie informacje o zgłaszaniu pracownika do ZUS są zawarte w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
Do ubezpieczenia zdrowotnego pracownik za pośrednictwem swojego pracodawcy może zgłosić najbliższe osoby, takie jak niepracująca żona i dzieci. Przedsiębiorca wtedy musi przekazać do ZUS specjalny druk ZUS ZCNA. Składki zdrowotne i społeczne za pracownika właściciel firmy musi przekazywać do 15 dnia każdego miesiąca. Daninę tę pobiera się z wynagrodzenia brutto zatrudnionego.
Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą opłaca co miesiąc składki i świadczenia za siebie i za wszystkie zatrudnione w firmie osoby. Służą do tego druki ZUS DRA. Imienne miesięczne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach składa się na drukach ZUS RCA lub ZUS RZA (w przypadku gdy pracodawca rozlicza za pracownika jedynie składkę zdrowotną). Dodatkowo w razie potrzeby należy jeszcze złożyć raport o wypłaconych świadczeniach na druku ZUS RSA.
Formalności przy zatrudnianiu pracownika – Urząd Skarbowy
Pracodawca oprócz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne przekazywanych do ZUS za pracownika, musi dodatkowo obliczyć i zapłacić zaliczki na podatek dochodowy. Ta danina uzależniona jest oczywiście od dochodów pracownika. Podatek dochodowy jest obowiązkowy również, gdy zatrudnia się kogoś na umowę o dzieło. Opłatę do US należy uiścić do 20 dnia każdego miesiąca. Kolejną formalnością jest złożenie PIT-4R za poprzedni rok do 31 stycznia każdego roku. Ostatnią kwestią, o jakiej trzeba pamiętać to złożenie do końca lutego PIT-11, który mówi o osiągniętych przez pracownika dochodach w poprzednim roku.
