Robotyzacja procesów biurowych, znana również pod akronimem RPA (Robotics Process Automation), to nic innego jak całokształt technologii znajdujących zastosowanie w biurze i mających na celu zautomatyzować pracę biurową. Robotyzacja procesów biurowych jest obecnie kolejnym krokiem w stopniowo postępującej automatyzacji.
Istotą RPA jest naśladowanie poczynań wykonywanych przed komputerem przez pracownika biurowego. Na RPA składa się oprogramowanie tworzące boty. Ich głównym celem jest powtarzanie określonych schematów czynności w oparciu o graficzny interfejs użytkownika innych aplikacji. Działania botów są wolne od nadzoru zewnętrznego. Zasadniczym celem wprowadzenia RPA jest redukcja popełniania błędów w trakcie pracy biurowej, a także zmniejszenie kosztów obsługi każdego z procesów biurowych. Automatyzacja ma na celu poprawienie zarządzania procesami o powtarzalnym i czasochłonnym charakterze. Ponadto taki bot nie czuje zmęczenia i może pracować przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę. Robotyzacja procesów biurowych redukuje również czas obsługi i wysoko podnosi odporność na skokowy wzrost zgłoszeń. Nie trzeba przy tym przekonywać, że wzrośnie także satysfakcja klienta, a także pracownika.
Robotyzacja procesów biurowych jest narzędziem, które najbardziej przydatne będzie dla osób odpowiadających za podejmowanie decyzji oraz za optymalizowanie kosztów i usprawnianie działania firm. Mowa tutaj o CEO, dyrektorach generalnych, dyrektorach zarządzających, dyrektorach operacyjnych, dyrektorach ds. IT, kierownikach ds. finansowych. Z myślą o tych osobach coraz częściej wdrażane są odpowiednie warsztaty czy szkolenia, mające przyswoić im tematykę robotyzacji procesów biurowych.
Najważniejsze procesy, które można usprawnić, podzielić można na kilka grup. Po pierwsze – procesy księgowe. Ich istotą jest wprowadzanie do systemu faktur wraz z ich księgowaniem, monitorowanie płatności i sprawozdawczości a także wykonywanie raportów. Kolejna grupa to procesy logistyczne – czyli najczęściej śledzenie przesyłek, fakturowanie, windykacja oraz komunikacja z klientem. W przypadku obsługi klienta zautomatyzowanie byłoby możliwe przy wsparciu w prowadzeniu korespondencji, badaniu satysfakcji klienta a także sprawdzania statusów, wsparcia w procesie obsługi reklamacji. W działach HR RPA wspierałoby procesy związane z wynagrodzeniami i benefitami, rozliczaniem prowizji, śledzeniem urlopów oraz nieobecności. Kolejny obszar to wprowadzanie danych. Tam zaś w grę wchodziłaby automatyzacja wymiany danych między różnorodnymi systemami (CRM, ERP oraz arkusze kalkulacyjne). Ostatnią z grup procesów jest obszar HelpDesk (tworzenie kont, resetowanie haseł, sprawdzanie statusu zgłoszonych wniosków).
Robotyzacja procesów biurowych jest generalnie stworzona z myślą o procesach, które powinny być powtarzalne i oparte na jasnych regułach; powinny posiadać usystematyzowane dane wejściowe; związana z nimi pracochłonność powinna być średnia lub duża czy wreszcie powinny być podatne na czynnik błędu ludzkiego.
| Artykuł powstał przy współpracy z Pirxon |
