Od początku 2020 roku zostały wprowadzone nowe zasady odnośnie obowiązku posiadania kas fiskalnych. Według nowelizacji Ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ustawy Prawo o miarach wraz z początkiem 2020 roku przedsiębiorcy stopniowo mają obowiązek wprowadzać do użytku kasy fiskalne on-line. Czym one są i jak właściwie działają? Tę kwestię postaramy się przybliżyć poniżej.
Czym jest kasa fiskalna on-line?
Istotą kasy fiskalnej on-line jest usprawnienie przesyłu danych w sposób zautomatyzowany. Systemy do fiskalizacji sprzedaży online umożliwiają bezpośrednią wysyłkę danych między kasą fiskalną, a Centralnym Repozytorium Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. CRK zbiera i gromadzi wiele danych, dzięki którym może walczyć z tak zwaną szarą strefą. Są to dane takie jak:
- paragony fiskalne,
- dokumenty niefiskalne,
- raporty dobowe.
Kasa fiskalna on-line łączy się w sposób automatyczny z CRK w odstępie czasowym wynoszącym około 2 godziny. Jednak Repozytorium kas może ten czas dowolnie zmieniać bez wiedzy właściciela kasy fiskalnej on-line. Dlatego też użytkownicy tych kas muszą zapewnić stały dostęp i połączenie do Internetu.
Jak działa kasa fiskalna?
Jak już zostało wspomniane powyżej, do poprawnego działania kasy fiskalnej on-line niezbędny jest stały dostęp do Internetu. Kasa fiskalna może łączyć się z Repozytorium na trzy sposoby. Pierwszym z nich jest tradycyjne połączenie przewodowe, za pomocą modemu zewnętrznego. Kolejnym sposobem jest połączenie bezprzewodowe, za pomocą Wi-fi. Natomiast ostatnia metoda to podłączenie kasy bezpośrednio do jednostki centralnej Internetu za pomocą złącza USB. Warto też wiedzieć, że kasa fiskalna posiada pamięć wewnętrzną, na której zapisuje kopie drukowanych dokumentów. Co jest istotne, nie każdy może mieć dostęp do tej pamięci. Tylko autoryzowane serwisy kas fiskalnych mogą mieć pełny wgląd w kopie pamięci wewnętrznej. Co więcej, oprogramowanie kasy fiskalnej jest aktualizowane zdalnie przy pomocy serwera producenta danej kasy fiskalnej. Pamiętajmy również, że kasa fiskalna musi być kompatybilna z terminalem płatniczym. Podczas uruchamiania kasy fiskalnej on-line (fiskalizacji), jako przedsiębiorcy dostaniemy indywidualny numer ewidencyjny, który przypisany jest do danych naszej firmy. Dodatkowo warto wiedzieć, że kasa fiskalna drukuje nie tylko papierowe paragony, ale również tworzy w tym samym czasie paragon elektroniczny, czyli tak zwany e-paragon.
Kiedy obowiązkowo należy zapatrzeć się w kasę fiskalną on-line?
Ministerstwo Finansów rozłożyło obowiązek wprowadzenia kas fiskalnych on-line w czasie. Oznacza to, że poszczególne branże oraz przedsiębiorstwa mają inny termin, na wprowadzenie do działalności kasy fiskalnej on-line. Od stycznia 2020 roku, jako pierwsi kasę fiskalną on-line mają obowiązek wprowadzić warsztaty samochodowe oraz przedsiębiorstwa zajmujące się sprzedażą paliw. Od lipca 2020 roku obowiązek ten będą mieć również lokale gastronomiczne, hotele oraz przedsiębiorstwa zajmujące się sprzedażą węgla, brykietu oraz koksu. Następna grupa przedsiębiorstw obowiązek posiadania kasy fiskalnej on-line będzie miała od stycznia 2021 roku. Będą to zakłady fryzjerskie, kosmetyczne oraz budowlane. Co więcej, do tej grupy należą również firmy prowadzące działalność prawniczą, w zakresie opieki medycznej i branży fitness. Część kosztów związanych z wymianą starej kasy na tę on-line powinno być refundowane. Jeśli jako przedsiębiorcy nie zastosujemy się do obowiązku zmiany kasy fiskalnej na urządzenie on-line grożą nam kary pieniężne w wysokości nawet do 5000 zł.
